Time management: stel je prioriteiten in 3 stappen
Kom jij ook altijd tijd te kort? Heb je het idee dat je geleefd wordt door je werkomgeving? Kom je aan de werkelijk belangrijke zaken niet toe? Jaloers op collega’s die hun werk op tijd afhebben en toch altijd tijd over hebben voor een praatje?
In dit artikel vertel ik je hun geheim en beschrijf ik hoe je je werk zo kunt indelen dat je altijd tijd hebt voor de dingen die belangrijk zijn.
Stap 1
Begin je werkdag met het inzichtelijk maken van al je taken.
Stap 2
Verdeel je werkzaamheden in belangrijk en niet belangrijk, urgent en niet urgent.
Plaats deze in een kwadrant zoals hieronder:
Stap 3
Ga aan de slag en begin met belangrijk en dringend. Deze zaken pak je als eerste op.
Vervolgens doe je de zaken die belangrijk zijn en niet dringend. Als je hier vandaag niet aan toe komt dan agendeer je ze voor morgen.
Je delegeert de werkzaamheden die niet belangrijk zijn maar wel dringend. Je doet ze niet zelf maar laat ze door iemand anders afhandelen.
Je dumpt de zaken die niet belangrijk en niet dringend zijn. Die laat je door niemand doen.
Houd dit schema bij de hand. Alle nieuwe werkzaamheden die gedurende de dag op je af komen schift je op dezelfde manier. Is het urgent en belangrijk dan doe je het meteen. Is het belangrijk maar niet urgent dan plan je het voor later. Is het niet belangrijk maar wel urgent dat laat je het door iemand anders doen en is het niet belangrijk en niet urgent dan dump je het.
Zorg dat 60-70% van je tijd rechtsboven bezig bent, dus in het vak belangrijk / niet dringend.
Als je iedere werkdag opnieuw met deze onderverdeling start, zul je merken dat je na verloop van tijd geen schema of onderverdeling meer nodig hebt. Je hebt de kennis geïntegreerd en doet het vanzelf.
Bron: Stephen covey the 7 habits of highly effective people.
Stephen R. Covey was de bestverkochte managementschrijver van de laatste jaren. Hij heeft diverse Amerikaanse presidenten geadviseerd. Volgens het tijdschrift Time was hij één van de 25 meest invloedrijke Amerikanen.
Zijn boeken gaan niet puur en alleen over management. Covey concentreert zich in zijn werk op allerlei vormen van leiderschap. Ook leiderschap in ons privéleven.
Hier zes van zijn mooiste quotes
- What does it matter how much we do if what we're doing isn't what matters most?
- I am not a product of my circumstances. I am a product of my decisions.
- The key is not to prioritize what's on your schedule, but to schedule your priorities.
- To achieve goals you've never achieved before, you need to start doing things you've never done before.
- Live your life by a compass, not a clock.
- If you can hire people whose passion intersects with the job, they won't require any supervision at all. They will manage themselves better than anyone could ever manage them. Their fire comes from within, not from without. Their motivation is internal, not external.
terug naar blogpagina